Antes de meter IA en tu empresa, ordena esto: datos, procesos y responsables
El éxito de un proyecto de IA se decide antes de escribir una línea de código. La lista de cosas que conviene tener claras para que el asistente no se invente nada.
Si has decidido que 2026 es el año de meter IA en tu empresa, enhorabuena. Ahora viene la parte menos glamurosa y más importante: preparar el terreno. Un asistente solo es tan bueno como la información que recibe y las reglas que le das.
1. La información que el asistente necesita
Haz una carpeta con todo lo que una persona nueva en tu equipo necesitaría para atender a un cliente:
- Servicios o productos, con precios o rangos.
- Horarios, ubicación, formas de contacto.
- Políticas: cancelaciones, devoluciones, garantías.
- Las preguntas que más os hacen, con la respuesta que dais.
No hace falta que esté bonito. Hace falta que esté actualizado y que alguien se responsabilice de mantenerlo.
2. Los procesos, escritos
¿Qué pasa desde que un cliente pide una cita hasta que la tiene confirmada? ¿Quién hace qué? Escribirlo en pasos sencillos suele destapar sorpresas: pasos que nadie sabía que existían o que cada persona hace de una forma.
3. Los sistemas que hay que conectar
Haz una lista de dónde vive cada dato: la agenda, el CRM, la tienda, la facturación. Y averigua si esas herramientas permiten conectarse con otras (casi todas lo permiten, pero conviene comprobarlo).
4. Quién decide
Un proyecto de IA necesita una persona de tu lado que:
- Conozca bien el día a día.
- Pueda responder dudas rápidamente.
- Revise las conversaciones las primeras semanas.
Sin esa persona, los proyectos se alargan y pierden el rumbo.
5. Qué no debe hacer nunca
Tan importante como lo que el asistente puede hacer es lo que no debe hacer: dar precios cerrados de ciertos servicios, opinar sobre temas delicados, prometer plazos. Escribe esa lista.
La mitad del trabajo de un buen asistente de IA es documentación. La buena noticia es que esa documentación también le sirve a tu equipo.
Si quieres una plantilla para ordenar todo esto, pídenosla. Es la misma que usamos al arrancar cada proyecto.
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